Répartition des tâches

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Répartition des tâches

Message par Sandrine le Jeu 24 Aoû - 13:08

Pour essayer d'optimiser la gestion des tâches de l'association nous listerons ici tout ce qui est à faire.
L'idée est de se noter à un seul endroit (sauf pour les tâches quotidiennes) et une fois effectuée en prendre une autre.
Je sais que ça fait très scolaire mais ça nous permettra d'avoir une vision globale et de ne pas partir dans 50 000 choses.

Tâches quotidiennes

consulter et répondre aux mails de l'association : Sandrine
gérer la page facebook : Sandrine en attendant qu'une personne prenne le relais
rechercher des adoptants sur groupes ou sites : Danielle
• gérer le site internet



Tâches ponctuelles

• cartes de visite :  envoyer tous les documents à Estelle estelle1515@hotmail.fr
flyers (profiter de l'offre annuelle du crédit agricole. Attention à mettre les logos demandés)
• fiche présentation de nos protégés : Vanessa
• fiche du jour avec un de nos protégés + citation ou conseil (pour Facebook) : peut être proposer à Estelle
• démarcher les vétos (côté pays basque)
• démarcher les vétos (côté béarn)
• créer le site internet
• S'occuper de diffuser sur leboncoin
Finir de mettre en place le teaming

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Re: Répartition des tâches

Message par Vaness64 le Lun 5 Fév - 15:41

Semaine du 5/02 au 11/02 /18

Changer Icad Filou et Ilona ( Millie Pistache ) :
Prévisite Bastet : Ok Vanessa
Relancer véto Massal pour factures :
Post visite Billy :
Annonces adoption Enzo, Tigrette : Vanessa
Rappeler Mairie Bidart pour convention Chats libres : OK Franck
Rappeller Olivia Bidart : OK Franck
Démarcher Veto Biarritz , Bayonne , Boucau et Tarnos :
Prendre RDV primo et identif Bastet OK Vanessa
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Re: Répartition des tâches

Message par franck64 le Jeu 8 Fév - 13:15

Semaine du 5/02 au 11/02 /18

Changer Icad Filou et Ilona ( Millie Pistache ) : Sandrine
Prévisite Bastet : Ok Vanessa
Relancer véto Massal pour factures : factures reçues par courrier
Post visite Billy :
Annonces adoption Enzo, Tigrette : Vanessa
Rappeler Mairie Bidart pour convention Chats libres : OK Franck
Rappeller Olivia Bidart : OK Franck
Démarcher Veto Biarritz , Bayonne , Boucau et Tarnos : Franck
Prendre RDV primo et identif Bastet OK Vanessa

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Re: Répartition des tâches

Message par Vaness64 le Mar 29 Mai - 11:38

Semaine du 28/05 au 03/06 /18

-Contacter Flavia pour les chats de Pamela , pour savoir où ils en sont de l'installation : ils ont commencé à deblayer le terrain
-Contacter Dolores pour prévisite Hanska : mp envoyé
-Porter plainte pour Edelweiss
-Récupérer 50 euro chez Stéphanie
-Démarcher veto sur tarnos pour Hanska , petit tonnerre , Sherkan et Enzo
-Démarcher veto sur anglet : rdv vendredi à 13h30
-Prendre rdv pour vaccination Enzo et remplir duplicata pour icad
-Contacter Sarah pour rappel primo Minori ( cette semaine ) : texto envoyé
-Récupérer cage trappe chez veto Carsuzaa : Cyril
-Changement icad Calinka et Leo : Sandrine Carte à envoyer pb ICAD fait Vanessa
-Contacter Lucie et Matthieu ( jeune homme recommandé par veto ) pour benevolat
-Distribuer tract fa
-Mettre site à jour : Sandrine
-Changer annonce Tigrette et la mettre en Fald
-Trapper chatons sur Ustaritz et les emmener au refuge de St jean de luz : pas vu les chatons cf post
- Prendre rdv prévisite pour Hina: mp envoyé
-Envoyer mail et bons à Aufrand pour identif, primo tcl et anti puce Ptit Tonnerre, Hanska et Sherkan
- Contacter ICAD (cartes manquantes Hnaska, P'tit Tonnerre et Sherkan : Sandrine
- Envoyer mail à Aufrand (leucose + factures manquantes) : Sandrine


Dernière édition par Vaness64 le Sam 9 Juin - 14:32, édité 2 fois
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Re: Répartition des tâches

Message par Vaness64 le Jeu 31 Mai - 15:55

Semaine du 04/06 au 10/06 /18


-Préparer contrats et bons pour départ P'tit Tonnerre mercredi 6 juin
: Vanessa
- Contacter dame de St jean de luz pour prêt cage trappe 05 59 22 01 76‬ : Vanessa
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Re: Répartition des tâches

Message par Vaness64 le Sam 9 Juin - 14:31

Semaine du 11/06 au 17/06 /18


- Prévisite Carambar :
- prendre rdv pour identif et primo Crystal, Velvet, Yakari, Hina et Taj  : ok Vanessa , mercredi 13 juin à 10h
- préparer contrat départ Taj Vendredi 15 : ok vanessa
- préparer contrat départ Crystal et Velvet dimanche 17 :ok vanessa
- préparer contrat départ Hina Lundi 18 : ok vanessa
- prévisite Carole fa:
- Apporter cage dame st jean de luz :ok vanessa
- rappeler François pour bb Ika :
- Contacter Lucie et Matthieu ( jeune homme recommandé par veto ) pour benevolat
- Distribuer tract fa
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Re: Répartition des tâches

Message par Vaness64 le Ven 15 Juin - 11:52

Liste des tâches à faire en mon absence


TAJ / SHUGO
http://association9vies.forumactif.com/t199-taj-shugo

Départ le 15/06/18
Contrat adoption envoyé par messenger : reçu par retour de courrier
Virement 150 euro par paypal
Bons de vaccination et castration ok
Pipette stronghold et vermifuge mis dans pochette avec carnet de santé


A faire
Contacter Audrey pour voir croquettes + pâtées Jazz : pâtées données (don d'une dame d'Artix). Pas besoin de croquettes pour l'instant.
Faire une diff (post urgence)


A faire
il faut contacter ces deux cliniques vétérinaires pour voir si ok tarif asso pour le rappel de vaccin à faire le 13/07/18 et castration le 12/10/18

la clinique Argos
6 rue Blanqui, 33300 Bordeaux n° : 05 56 10 88 42
: message envoyé via leur site. Mail envoyé au Dr Lemarignier avec statuts de l'asso le 30/06/2018 suite à leur réponse.
L'adoptante l'a fait , il faut juste les contacter par mail pour avoir leur tarif

la clinique alliance :
8 Boulevard Godard, 33300 Bordeaux :  n° 05 56 39 15 48


Post visite à prévoir le 15/07/18
Contact Noémie Riviére , ( asura )


CRYSTAL ( ISIS ) ET VELVET
http://association9vies.forumactif.com/t200-crystal?highlight=crystal

Départ le 16/06/18
Contrat adoption signé ok
Chéque de 300 euro ok
Bons de vaccinations, stérilisationet  castration ok
Pipettes stronghold et vermifuges mis dans pochette avec carnet de santé


A faire
il faut contacter la clinique vétérinaire ci dessous pour voir si ok tarif asso pour le rappel de vaccin à faire le 13/07/18 et stérilisation et castration le 12/10/18

Dr benoit Moreau
12 Place des Gascons
64100 Bayonne
05 59 50 00 14
: Franck a tel. Ok sur le principe. Mail envoyé ce jour pour confirmer la demande (16/07/2018)

Sinon ils iront chez Aufrand

Post visite à prévoir le 16/07/18


HINA / DUCHESSE
http://association9vies.forumactif.com/t214-hina?highlight=HINA

Départ le 18/06/18
Contrat adoption signé ok
paiement chéque 180 euro ok
Bons de vaccination, stérilisation  ok
Pipette stronghold et vermifuge mis dans pochette avec carnet de santé


A faire
il faut contacter la clinique vétérinaire ci dessous pour voir si ok tarif asso pour le rappel de vaccin à faire le 13/07/18 et stérilisation le 12/10/18

clinique vétérinaire SCOOBBY TYROSSE
70 Route de Bordeaux à Saint-Vincent-de-Tyrosse
05 58 77 33 02 .
Franck a tel. Mail envoyé. Pas de réponse. A recontacter



Post visite à prévoir le 18/07/18

P'TIT TONNERRE / MUXU
http://association9vies.forumactif.com/t212-p-tit-tonnerre-muxu?highlight=p+tit+tonnerre


A faire
Rappel de vaccin le 02/06/18
Chez Aufrand normalement

Post visite le 06/07/18


HANSKA
http://association9vies.forumactif.com/t210-hanska?highlight=hanska


Départ prévu le 4 juillet
Contrat à faire signer
En attente du paiement
Bon vaccination et stérilisation ok

A faire
Rappel de vaccin le 02/07/18  et demander à Jessie si vermifugée et pipette anti puce
Voir avec sa fa Jessie Massoteau
0684129901
Fb : Jessie Massoteau

Sûrement à la clinique de la croix basque à st jean de luz




SHERKAN
http://association9vies.forumactif.com/t211-sherkan?highlight=sherkan

Reservé

A faire
-Relance
Demande d'adoption toujours pas reçu malgré mes relances ( depuis le 6 juin ) :Ok dossier recu. Demande annulée
Candice
07 82 64 85 86


-Rappel de vaccin le 02/07/18 et demander à Jessie si vermifugé et pipette anti puce
Voir avec sa fa Jessie Massoteau
0684129901
Fb : Jessie Massoteau

Sûrement à la clinique de la croix basque à st jean de luz


AGLAÉ
http://association9vies.forumactif.com/t215-aglae-avec-sa-maman?highlight=aglae

Départ prévu samedi 23 juin à 15h
Contrat adoption à  faire et à signer
En attente du paiement
Bons de vaccination et stérilisation à faire

A faire
Emmener chez veto pour identification et primo vaccination TCL : ok vanessa



SIDONIE
http://association9vies.forumactif.com/t216-sidonie-avec-sa-maman?highlight=sidonie

A faire
Emmener chez veto pour identification et primo vaccination TCL : ok vanessa


ENZO
http://association9vies.forumactif.com/t149-enzo?highlight=enzo


A faire
-il faut contacter la clinique vétérinaire ci dessous pour voir si ok tarif asso

Clinique veternaire de l’Ariou
34 bis boulevard Jacques DuclosRoute Nationale 10
40220 TARNOS
05 59 64 04 63
Franck a tel. Mail envoyé

-Demander à Elsa de l'emmener vacciner et de faire remplir par le veto la demande de duplicata de carte icad à notre nom
( pour fair ele changement )



Tous les autres dossiers en cours

Les chats de Pamela ( Anglet ) dont Frimousse
http://association9vies.forumactif.com/t194-deplacement-chats-libres-de-pamela-sur-anglet

A faire
relancer pour voir l'avancement de la situation ( construction des abris ) et organiser le trappage

Chatte et ses 4 bébés sur biarritz
http://association9vies.forumactif.com/t235-chatte-et-ses-4-petits-sur-biarritz

A faire
suivre avancement et placement des petits

Cindy
mp messenger : box cic
i. Elle a "lâché" les petits chez Jessie sans nous prévenir.

Chatons Mme Gasser
http://association9vies.forumactif.com/t222-chatons-mme-gasser#1036

A faire
suivre avancement et récuperer nos cages

Ika et ses bébés
http://association9vies.forumactif.com/t232-ika-le-retour

A faire
voir ce qu'on peut faire pour les petits et l'aider à trapper sa p....de chatte

chatte et ses 4 bébés sur Ustaritz
http://association9vies.forumactif.com/t221-5-chatons-et-maman-sur-ustaritz-64

au cas où elle appelle vous saurez de quoi elle parle
Situation en stand by , l'autre voisien Mme Jubera ( 06 09 55 39 10  ) veut garder et s'occuper de la chatte et de deux petits
A voir pour la faire stériliser par la mairie


Framboise Courtade 05 59 22 01 76
dame sur st jean de luz
prêt d'une cage trappe pour un chat adulte qu'elle va castrer et garder
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Re: Répartition des tâches

Message par Vaness64 le Mar 2 Oct - 11:15

point sur la situation

Concernant les subventions :
-Dossier fbb prêt à être envoyé
- mairie de biarritz , le dossier est à remplir avant fin décembre
-il nous faut faire un courrier dans un premier temps à l'élu en charge qui explique l'interet de notre association ( surtout pour les chats libres ) et pourquoi il doit nous aider
-credit agricole : ils aident certaines association
-La fondation de france
- 30 millions d'amis : il faudrait les contacter pour savoir comment ils peuvent nous aider

J'aimerai bien que tout le monde mette la main à la pâte pour monter les différents dossiers de subvention, quitte à se répartir certains organismes , ou certaines parties des dossiers .
Ok pour tout le monde ?

Concernant le fonctionnement de l'asso :
- Bénévoles :
Anne Charlotte nous a rejoint , elle souhaite être " multitâche "
Emmanuelle : a t'elle commencé le suivi des adoptés ?
Sylvie : sera en charge des annonces sur les sites seconde chance et unanimal
pour cela elle aura accés au forum pour être autonome
Ok pour tput le monde ?

- secrétariat :
Il y a des contrats à faire ( Asuna , Enzo en fald ) et des cartes icad à changer
j'aimerais bien aussi modifier les contrats d'adoptions ( ajouter une ligne de paiement et stipuler ce qui est compris dans le tarif adoption, les arrhes etc )
Nous avions aussi parlé de rajouter un petit doc qui expliquent comment nous aider
Par ailleurs le bulletin d'adhesion 2019 est prêt
( je peux m'occuper du flyer semaine prochaine )
Ok pour tout le monde ?

Sandrine , de quoi peux tu te charger ?

- Trésorerie
Cyril n'étant pas disponible jusqu'en novembre ( début ou fin ? ) , je propose que Franck prenne le relais .
ok pour tout le monde ?

- communication :
j'ai du boulot sur la mise à jour du site et des annonces fb
Sandrine ( ou une personne inspirée Wink il me faudrait des j'aime / j'aime pas


Concernant nos partenariats :


-Animaleco :
Nous aurons un bac du mercredi au samedi 3 nov
il faudra leur apporter des cartes de visites et des flyers

-Le chaleureux :
Le bar à chats sur bayonne ayant obtenu son financement , je vais les recontacter pour voir quelle est la suite
Ils envisagent de nous prendre 3 loulous ( sociables of course )
Il faudarit commencer à réfléchir qui nous pourrons y mettre ( chat adulte , chaton etc )

- les compagnons :
ils se sont engagés à axer leur projet civique sur le récolte de fond pour notre asso
Objectif : 5000 euro
Je dois renvoyer nos statuts


Concernant nos chats :

-Suki :
Chatonne adoptée chez ma mére , je cherche un véto pour un prix asso
2 ont déjà dit non , je tente un 3 ème et sinon on fera comme on a décidé à l'Ag , on paiera le tarif normal

- Azzuro et Annabella :
Adrianna et son mari vont bientôt partir ( 5 ou 6 octobre )
On les met où ?

- Jazz :
Je vais demander à Joana ( ex asv de chez chatdoc ) si elle est dispo pour s'occuper de Jazz
sachant qu'il faut lui donner tous les jours une pipette de Semintra et qu'il est mega casse bonbon donc il vaut mieux être deux
ils sont absents du 18/10 au 27/18
qq'un a une idée sinon de qui pourrait aller s'en occuper ?


J'oublie certainement des choses
Je vous invite à compléter bien évidemment

Belle journée à toutes et à tous





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Re: Répartition des tâches

Message par chyril64 le Mar 2 Oct - 12:31

ok pour tout sauf pour l'intervention de Franck au niveau de la trésorerie

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Re: Répartition des tâches

Message par franck9vies le Mar 2 Oct - 14:34

les subventions, nous pouvons aider sur le ou les dossiers que tu veux. donc OK .
le fonctionnement de l'asso :
-Bénévoles ok pour tout , il faudrait peut être inclure dedans Joana en multitâche.
-secrétariat ok pour tout
-trésorerie ok pour tout
-communication ok , nous laissons les spécialistes faire.
Partenariat si nous pouvons aider pour soulager, nous sommes là.
nos chats :
-suki croisons les doigts pour le troisième , sinon ok
-azzuro et annabella , si barbara prend les deux de chez céline , peut être chez céline. sinon ???
-jazz oui très bonne idée pour joana , tu veux aussi nous inclure dans le relais pour nous soulager mutuellement .

Merci pour ce post, tout nous semble aller dans le bon sens pour le bon fonctionnement de l'asso.

Pascale et Franck.
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Re: Répartition des tâches

Message par Sandrine le Mar 2 Oct - 16:19

Pour Emmanuelle elle m'a dit qu'elle n'arrivait pas à mettre sur le forum mais j'ai des réunions matin, midi et soir à l'école du coup la pauvre je ne suis pas super dispo pour lui montrer. J'essaie de caler un rdv avec elle pour ça.
ICAD je fais. Désolée je m'étais engagée à le tenir et je me suis laissée dépasser.
Pour les j'aime pas je t'en mets quelques uns.
Pour le contrat FALD on n'a pas de version "type" donc je peux en rédiger 1 mais il faudrait voir ensemble ce que ça définit. Par exemple si on a une demande d'adoption pour un chat en FALD comment on le gère? (je ne parle pas d'Enzo qui est un cas particulier)
Pour les contrats je peux modifier le texte mais Vanessa il faudra que tu refasses la mise en page avec le logo et la jolie présentation.
D'ici ce week-end je rédige les nouveaux contrats + doc avec moyens de nous aider et je mets les icad à jour
Pour le crédit agricole on voit avec Jeff comment faire

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Re: Répartition des tâches

Message par Sandrine le Mar 2 Oct - 16:22

Pour Asuna, l'adoption a été payée?

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Re: Répartition des tâches

Message par Vaness64 le Mar 2 Oct - 17:49

donc qui bosse sur quel dossier de subvention?
une idée pour Annabella et Azzuro ?
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Re: Répartition des tâches

Message par Vaness64 le Mar 2 Oct - 17:50

pour Asuna non justement sans contrat pas de paiement
en p’ud on a déjà une facture pour elle donc ce serait top qu’on le fasse rapidement
je peux le faire


Dernière édition par Vaness64 le Mar 2 Oct - 17:55, édité 1 fois
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Re: Répartition des tâches

Message par Vaness64 le Mar 2 Oct - 17:54

merci Sandrine
t'es pas obligée de tout faire
je peux aussi faire certains icads
et oui pour les contrats je copierai ton texte
ok pour le crédit Agricole
ok pour Emmanuelle
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Re: Répartition des tâches

Message par Sandrine le Mar 2 Oct - 20:09

Pour Emmanuelle je vois vendredi matin avec elle pour le forum
Je fais le contrat pour Asuna demain
Pour les icad je ne sais pas lesquels manquent je dois regarder
Pour les dossiers de subvention je n’en ai jamais vu du coup il faut que je me penche sérieusement sur la question

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Re: Répartition des tâches

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